Millainen on tulevaisuuden toimisto? ”Sosiaalisuuden tankkausasema”, sanoo asiantuntija
Toimistoista ja muista työskentelytiloista halutaan nyt tehdä sitouttavia ja yhteisöllisyyttä ylläpitäviä. Kuvassa Vitran Comma-tuotesarjan kalusteita.
”TOIMISTO VOIDAAN NÄHDÄ näyttämönä, jossa yrityskulttuuri muuttuu todeksi”, kertoo palvelumuotoilija Virve Penttilä. ”Toimistojen rooli on kasvanut viime vuosina strategisemmaksi. Ne vaikuttavat suuresti siihen, miten työskentelemme, ja ovat keskeinen osa niin asiakas- kuin työntekijäkokemusta.”
Työympäristöjen johtamiseen ja suunnitteluun perehtynyt Penttilä neuvoo johtoa asettamaan tavoitteet sille, miten yritys haluaa näkyä ja mitä mahdollistaa työntekijöilleen. Toimiva ja viihtyisä toimistotila on siis vetovoimatekijä uusia osaajia rekrytoitaessa, mutta myös tärkeä pitovoimatekijä nykyisille työntekijöille.
Entä miten etätöihin tottuneet työntekijät saadaan takaisin toimistolle?
”Ihmisiä ei saa palaamaan toimistolle pelkällä viherseinällä tai brändiväreihin sointuvilla sohvatyynyillä, vaan huomioimalla työelämän muuttuneet tarpeet. Tilojen tulee aidosti tukea kasvokkain tapahtuvaa yhteistyötä”, Penttilä sanoo.
Virve Penttilä työskentelee palvelumuotoilun parissa. Hän on erikoistunut fyysisten ympäristöjen käyttäjäkeskeiseen kehittämiseen ja tilojen käyttöä tukevien toimintamallien luomiseen. Kuva: Emma Suominen
Ennen kaikkea tulevaisuuden toimiston tulisikin edistää kohtaamisia ja uuden luomista. Etätyöaikana spontaani ajatustenvaihto ja ideointi on saattanut jäädä vähemmälle, kun kollegoihin ollaan yhteydessä enimmäkseen ennalta sovituissa palavereissa. Penttilän mukaan fiksusti muotoiltu toimisto paikkaa tätä vajetta sekä luo olosuhteet suunnittelemattomille kohtaamisille, yhteistyölle ja ideoimiselle.
”Tulevaisuuden toimisto on sosiaalisuuden tankkausasema, joka tarjoaa kohtaamisia myös sellaisten ihmisten välille, jotka eivät ole luonnostaan tekemisissä esimerkiksi tiimijaon tai yhteisten projektien kautta.”
Fiksusti muotoiltu toimisto luo olosuhteet suunnittelemattomille kohtaamisille, yhteistyölle ja ideoimiselle.
Myös yleistynyt hybridityö luo uudenlaisia vaatimuksia työympäristöillemme. ”Ennen pandemiaa toimistoissa tarvittiin paljon työpisteitä, muutamia neuvottelutiloja ja yhteiset sosiaalitilat, mutta nyt tarpeet moninaistuvat”, Virve Penttilä taustoittaa.
Tulevaisuuden toimistoihin varataankin esimerkiksi videopalaveritiloja, joissa on huomioitu ergonomia, imarteleva valaistus, akustiikka ja tarve näytön jakamiselle. Moni asiantuntijayritys rakentaa myös studioita webinaarien lähettämistä varten. Uusille toiminnoille voidaan nipistää tilaa etenkin työpisteiden alueesta.
Hot desking tarkoittaa, että useat työntekijät voivat käyttää samaa työpistettä. Tällöin omia tavaroita voi säilyttää esimerkiksi Vitran Locker Box RE -säilyttimessä.
Seuraavaksi toimistojen suunnittelussa tulisi Penttilän mielestä keskittyä etenkin hybridikokousten tasa-arvoistamiseen: kuinka luoda tunne yhdenvertaisesta läsnäolosta siten, että paikan päällä olijat eivät joutuisi tuijottamaan kannettavien tietokoneidensa ruutuja eivätkä etäyhteyksin osallistuvat jäisi sivustaseuraajiksi?
”Meidän on tavoiteltava kunnianhimoisesti laadukkaita, saumattomia ja tarpeitamme tukevia kommunikaatioratkaisuja”, Virve Penttilä toteaa.
Vitran Comma-sarja on suunniteltu vastuullisesti: moduulien muunneltavuus pidentää käyttöikää, minkä lisäksi kierrätettävät osat on valmistettu kestävän kehityksen periaatteiden mukaisesti.
AJAN HERMOLLA OLEVAT huonekaluvalmistajat ovat kehittäneet tulevaisuuden toimistoihin sopivia ratkaisuja. Laadukkaista koti- ja toimistotuotteistaan tunnettu Vitra loi Club Office -konseptin, jonka se otti ensin käyttöön omalla pääkonttorillaan keväällä 2021 luodakseen uuteen normaaliin soveltuvan työskentelytilan.
• Lue myös: Vitra Club Office esittelee uuden konseptin ja kokoelman koronan jälkeiseen toimistoon >
Club Office ammentaa nimensä mukaisesti innoitusta erilaisista vapaa-ajan kerhoista, joihin samanhenkiset jäsenet liittyvät edistääkseen yhteisesti kiinnostavia asioita. Toimistokin on eräänlainen kerhotila, jossa yrityksen identiteetti, arvot ja kulttuuri tulevat näkyviksi. Kerhotilassa jäsenet – yrityksen työntekijät, asiakkaat ja kumppanit – voivat luontevasti kohdata.
Vitran Club Office -konseptin mukaan tilat on jaettu julkisiin, puolijulkisiin ja yksityisiin alueisiin.
Kuten yritykset, myös jokainen Club Office on omanlaisensa. Konseptin mukaan suunniteltuja toimistoja yhdistää kuitenkin tilojen jaottelu julkisiin, puolijulkisiin ja yksityisiin alueisiin. Vitran oman Club Officen julkisessa tilassa yrityksen sidosryhmät voivat tavata toisiaan spontaanisti, ideoida ja viettää yhteistä aikaa. Puolijulkisiin tiloihin kokoonnutaan suunnitellummin palavereihin ja työpajoihin. Yksityinen tila puolestaan on keskittymistä vaativia töitä varten.
Vitran Club Office -tila tarjoaa yrityksen työntekijöille ja sidosryhmille monipuolisia yhteistyömahdollisuuksia.
Vitralla Club Office toimii myös uusien tuotteiden testauspaikkana. Kerhon viimeisin tulokas on moduuleista koostuva Comma-sarja, jolla toimistotiloja voidaan muunnella muuttuvien tarpeiden mukaan.
”Emme voi tarkalleen tietää, miltä toimistojen tulevaisuus näyttää. Viimeiset pari vuotta ovat kuitenkin opettaneet, että meidän on pystyttävä sopeutumaan nopeasti uusiin tilanteisiin. Comma-sarja sopii saumattomasti yhteen Club Office -konseptin kanssa, sillä kumpikin on helposti mukautettavissa”, kuvailee Vitran Chief Design Officer Christian Grosen tuoteperheen taustoja.
Christian Grosen on Vitran Chief Design Officer. Istuin on Konstantin Grcicin suunnittelema Stool-Tool.
Kuusi erilaista moduulia sisältävän Comma-sarjan suunnittelijoita on inspiroinut perinteiset rakennustelineet: yksinkertaisista teräsputkista ja näkyville jätetyistä liitososista koostuvat elementit sekä hyllyt, pöytälevyt ja akustiset väliseinät ovat helposti koottavissa, purettavissa ja muokattavissa yksittäisiksi työpisteiksi, yhteisiksi kokous- tai työpajatiloiksi tai vaikka puhelinkopeiksi.
Mallisto antaa toimiston käyttäjien sanella, miten tilassa halutaan olla sen sijaan, että toimisto sanelisi, miten siellä voi toimia.
Joustavia Comma-toimistokalusteita voi mukauttaa työntekijöiden tarpeiden mukaan.
Vitran omalla Club Officella Comma-sarjaa käytetään yksityistilassa. Tiimit voivat muunnella tilaa projektien edetessä soveltumaan yhteisistä suunnittelutyöpajoista hiljaiseen ajatustyöhön.
”Kun siirryimme Club Office -malliin ja otimme Comma-tuotteet käyttöön, tuottavuutemme parani huomattavasti. Pystymme kommunikoimaan suoraviivaisemmin sekä siten toimimaan nopeammin. Ja kun edellinen työprojekti on saatu päätökseen, tiimit voivat muokata ketterästi Comma-rakennelmansa seuraavaan projektiin sopivaksi”, Christian Grosen iloitsee.
Katso myös:
• Kaikki toimistokalusteet >
• Kaikki Vitran tuotteet >
Teksti: Kaisa Mikkola Kuvat: Vitra
Tekstiä muokattu 29.1.2025. Juttu on julkaistu alun perin 8/2022.
Julkaistu 29.01.2025
